Règlements généraux

Règlements généraux modifiés et ratifiés lors de l’Assemblée générale annuelle 2019 et révisés lors de l’Assemblée générale extraordinaire du 15 novembre 2019.
L’emploi du masculin ne présume aucune discrimination.

Chapitre 1 L’ASSOCIATION

1.1 Le nom

L’Association est connue sous le nom d’ASSOCIATION QUÉBÉCOISE DES PROFESSEURS DE FRANÇAIS. Elle est aussi désignée par son sigle AQPF.

1.2 Le siège social

Le siège social de l’Association est situé au 75 rue Jérémie, Saint-Boniface (Québec), G0X 2L0.

1.3 Les lettres patentes

L’AQPF est constituée en corporation sous l’autorité de la troisième partie de la Loi des compagnies, par lettres patentes accordées et scellées à Québec par le ministre des Institutions financières, Compagnies et Coopératives du Québec, le treizième jour d’avril, l’an mil-neuf-cent-soixante et enregistrée le 6 mai 1971, Libro C-91, Folio 80.

1.4 Le sceau

L’Association a un sceau qu’elle utilise dans certains documents officiels. Ce sceau est conservé au secrétariat de l’Association

1.5 Le logo

Le logo de l’Association est celui qui parait sur la bannière située au haut de la page d’accueil du site.

1.6 Le site Internet

L’Association a un seul site Internet dont l’adresse est le https://www.aqpf.qc.ca

Chapitre 2 LES GÉNÉRALITÉS

2.1 Les définitions

2.1.1 Administrateur : membre du Conseil d’administration.

2.1.2 Affiliation : participation de l’Association à des organismes officiels à titre de membre actif.

2.1.3 Assemblée générale : ensemble des membres en règle de l’Association convoqués et réunis selon les présents statuts.

2.1.4 Association : Association québécoise des professeurs de français.

2.1.5 Comité exécutif : conseil exécutif formé de cinq dirigeants responsables de veiller à la gestion courante de l’Association selon les orientations décidées par les instances de l’Association, c’est-à-dire l’Assemblée générale et le Conseil d’administration.

2.1.6 Champ d’intervention pédagogique : comprend les différents ordres d’enseignement, les secteurs d’activités et certaines spécialités ou fonctions.

2.1.7 Comité : ensemble de membres réunis sous la supervision d’un administrateur en vue d’une tâche déterminée approuvée par le Conseil d’administration.

2.1.8 Conseil d’administration : ensemble des cinq dirigeants et du président de chaque section ayant comme tâche la gestion de l’Association selon les présents règlements.

2.1.9 Conseil d’orientation : instance consultative formée des membres du Conseil d’administration et des membres des conseils de sections, du coordonnateur des cahiers de l’AQPF et d’autres invités au besoin. Celui-ci se rencontre chaque printemps afin de décider l’ensemble des orientations et des actions concernant l’Association.

2.1.10 Conseil de section : comité responsable des activités vécues dans une section dont les membres sont désignés par le président ou la présidente de section qui est lui-même ou elle-même élu(e) par l’Assemblée générale une fois par année.

2.1.11 Constitution : lettres patentes qui déterminent la forme légale de l’Association.

2.1.12 Délégué : membre ayant reçu un mandat officiel de représentation de l’Association.

2.1.13 Dirigeant : membre élu au suffrage universel par l’Assemblée générale pour occuper une fonction précise au sein du Conseil d’administration lui conférant un mandat d’autorité propre à ladite fonction ; fonction autre que celle de la présidence d’une section.

2.1.14 Président ou présidente de section : membre mandaté par l’Assemblée générale pour représenter sa section au Conseil d’administration ou dans l’une ou l’autre des activités de l’Association.

2.1.15 Membre : toute personne admise dans l’Association en conformité avec les présents statuts ou reconnue de façon explicite par le Conseil d’administration comme membre honoraire (marque de reconnaissance envers une personne grâce à son implication exceptionnelle à l’AQPF).

2.1.16 Proposition : énoncé formulé pour discussion avant le vote d’une recommandation ou d’une résolution. Recommandation : émission d’un avis, d’un conseil ou d’une exhortation. Résolution : décision d’agir prise en assemblée après délibération.

2.1.17 Règlements : ensemble ordonné des règles qui définissent la discipline à observer à l’intérieur de l’Association.

2.1.18 Section : regroupement de membres appartenant à un territoire géographique défini par l’Assemblée générale.

2.1.19 Règlements généraux : ensemble des articles qui définissent l’Association et règlent son fonctionnement général.

Chapitre 3 LES OBJETS DE L’ASSOCIATION

L’Association a pour objet de :

3.1 permettre un regroupement de tous les intervenants dans l’enseignement du français quel que soit l’ordre d’enseignement dans lequel ils oeuvrent ou quelle que soit la sphère d’activité dans laquelle ils évoluent;

3.2 contribuer au progrès de l’enseignement du français par la réflexion, la recherche, la diffusion de l’information, le perfectionnement, la promotion, les échanges, les rencontres, les journées pédagogiques, les colloques, les congrès, etc.;

3.3 s’engager pédagogiquement, socialement et politiquement dans la défense et la promotion de la langue française au Québec;

3.4 promouvoir la culture québécoise et la francophonie;

3.5 alimenter la réflexion sur la pédagogie du français;

3.6 veiller aux intérêts de ses membres.

Chapitre 4 LES MEMBRES

4.0 Les catégories des membres

L’Association regroupe deux catégories de membres : les membres réguliers (incluant les retraités et les étudiants à temps plein) et les membres honoraires.

4.1 L’admissibilité

Est admissible dans l’Association toute personne enseignant le français ou intéressée à l’enseignement du français ou à la promotion de la langue française et de la culture québécoise.

4.2 Les conditions pour être membre

Pour être membre de l’Association, il faut

4.2.1 compléter une demande d’adhésion;

4.2.2 payer la cotisation annuelle dans les délais prescrits;

4.2.3 ou être admis par résolution du Conseil d’administration;

4.2.4 ou être reconnu comme membre honoraire par le Conseil d’administration.

4.3 Les droits des membres

Les membres ont droit

4.3.1 d’assister et de participer aux délibérations, de voter à toutes les séances régulières ou spéciales de l’Assemblée générale de l’Association;

4.3.2 de présenter une proposition à l’Assemblée générale après l’avoir acheminée préalablement au Conseil d’administration afin qu’elle puisse apparaitre au projet d’ordre du jour en vue d’une résolution; ou de présenter une proposition directement à l’Assemblée générale en vue d’une recommandation;

4.3.3 d’être élus à diverses fonctions au sein de l’Association;

4.3.4 de recevoir les communiqués et publications de l’Association;

4.3.5 de consulter tout registre, procès-verbal, livre comptable de l’Association;

4.4 La cotisation

4.4.1 La cotisation à l’Association est annuelle et payable et renouvelable le 1er septembre de chaque année;

4.4.2 L’Assemblée générale fixe le montant de la cotisation annuelle et détermine les privilèges qui y sont rattachés, sur recommandation du Conseil d’administration;

4.4.3 La cotisation annuelle exigible d’un membre à la retraite est fixée à 50% de la cotisation prévue au paragraphe 4.4.2 et celle d’un membre étudiant temps plein est fixée à 20% de la cotisation prévue au paragraphe 4.4.2;

4.4.4 La cotisation est perçue par le secrétariat sous la responsabilité de la trésorerie;

4.5 La perte du statut de membre

Perd son statut de membre et cesse de faire partie de l’Association :

4.5.1 la personne qui fait parvenir sa démission écrite au secrétaire de l’Association;

4.5.2 la personne qui n’a pas payé sa cotisation annuelle à l’Association dans un délai de 30 jours après la date d’échéance;

4.5.3 la personne qui, pour avoir abusé du titre de membre de l’AQPF ou pour avoir lésé sérieusement l’Association, a été suspendue pour un temps défini ou exclue de l’Association à la suite d’une résolution du Conseil d’administration. Cependant, avant de prononcer la suspension ou l’expulsion d’un membre, le Conseil d’administration doit, par lettre recommandée, l’aviser de la date et de l’heure de l’audition de son cas, lui faire part succinctement des motifs qui lui sont reprochés et lui donner la possibilité de se faire entendre;

4.5.4 la personne démissionnaire ou suspendue ou exclue perd ses droits aux bénéfices et aux avantages de l’Association à partir du jour de sa démission ou de sa suspension ou de son exclusion et aucune partie de cotisation ne lui est remise.

4.6 Le droit d’appel et la réadmission

4.6.1 La suspension ou l’exclusion de tout membre prend effet le trentième (30e) jour après l’envoi de l’avis écrit du Conseil d’administration si le membre a décidé de ne pas faire appel.

4.6.2 Toute personne démissionnaire ou exclue de l’Association peut être réadmise en se conformant aux articles du bloc 4.2.

Chapitre 5 L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

5.1 La composition

L’Assemblée générale est composée des membres en règle de l’Association.

5.2 Les pouvoirs

L’Assemblée générale élit les administrateurs, prend connaissance des états financiers et peut, si elle le juge nécessaire, procéder à la nomination d’un vérificateur.

5.3 La compétence

Les attributions de l’Assemblée générale sont principalement :

5.3.1 La détermination ou l’approbation des orientations générales, des objectifs majeurs et des grandes lignes d’action de l’Association;

5.3.2 L’approbation et l’amendement des règlements de l’Association;

5.3.3 L’élection des dirigeants de l’Association;

5.3.4 La fixation de toute cotisation, soit la cotisation annuelle prévue au bloc 4.4, soit une cotisation spéciale;

5.3.5 L’acceptation du bilan financier annuel;

5.3.6 L’acceptation de rapports sur toute activité de l’Association;

5.3.7 L’acceptation de rapports provenant d’un comité, d’un conseil de section ou du Conseil d’administration.

5.4 Le vote

Tous les membres en règle présents, sauf les membres honoraires, ont droit de vote. En cas d’égalité des voix, le président de l’Association a droit de vote prépondérant.

5.5 Le quorum

Les membres présents forment le quorum.

5.6 L’Assemblée générale annuelle

5.6.1 L’Assemblée générale se réunit en séance régulière une (1) fois l’an, à l’automne;

5.6.2 L’avis de convocation de l’Assemblée générale, signé par le président de l’Association, est envoyé à chaque membre de l’Association au moins trente (30) jours avant la séance par courriel;

5.6.3 Un projet d’ordre du jour doit accompagner cet avis de convocation. Aucune résolution ne peut découler d’une proposition non annoncée dans le projet d’ordre du jour.

5.7 L’Assemblée générale extraordinaire

5.7.1 Une Assemblée générale extraordinaire peut être convoquée sur demande du Conseil d’administration ou sur demande écrite de dix pour cent (10 %) des membres de l’Association.

5.7.2 L’avis de convocation signé par le président, en plus de mentionner le lieu, la date et l’heure d’ouverture de la séance de l’Assemblée générale, doit contenir un ordre du jour non modifiable et être expédié par courriel à tous les membres de l’Association au moins vingt-et-un (21) jours avant la séance.

5.8 Un ajournement

5.8.1 Toute séance peut être ajournée à une heure ou une date ultérieure par les membres présents sans la nécessité d’aucun autre avis que celui donné verbalement lors de cet ajournement.

Chapitre 6 LE CONSEIL D’ADMINISTRATION

6.1 La composition

6.1.1 Seul un membre en règle peut siéger au Conseil d’administration.

6.1.2 Le Conseil d’administration de l’Association se compose des neuf (9) personnes suivantes :

le président,
le vice-président à l’administration,
le vice-président à la pédagogie,
le vice-président aux communications,
le secrétaire,
le trésorier,
le président de chacune des sections,(Québec-et-Est-du-Québec, Montréal-et-Ouest-du-Québec, Centre-du-Québec).

6.2 Le mandat

Le Conseil d’administration gère l’Association. En cette qualité, il prend toutes les mesures qu’il juge appropriées à l’accomplissement de son mandat.

6.3 La compétence

Les attributions du Conseil d’administration sont principalement de

6.3.1 voir au respect des présents règlements;

6.3.2 recevoir et accepter les nouveaux membres;

6.3.3 décider de la tenue d’un congrès, d’un colloque ou d’un atelier;

6.3.4 voir à la mise en oeuvre des politiques et des priorités établies par le conseil d’orientation et l’Assemblée générale;

6.3.5 animer, contrôler et évaluer le déroulement des activités de l’Association;

6.3.6 prendre toute mesure pertinente à l’accomplissement de son mandat;

6.3.7 adopter toute mesure relative à la procédure d’une séance du présent Conseil;

6.3.8 rédiger et mettre à jour un code de régie interne;

6.3.9 déléguer la partie exécutoire de son mandat au Comité exécutif et en assurer la supervision;

6.3.10 recevoir les comptes rendus du Comité exécutif;

6.3.11 examiner les décisions du Comité exécutif, évaluer toute mesure prise dans des circonstances extraordinaires et entériner par résolution les actions entreprises;

6.3.12 recevoir la démission d’un dirigeant en cours de mandat;

6.3.13 combler toute vacance aux divers postes du Conseil d’administration et du Comité exécutif pour terminer un mandat;

6.3.14 exiger un rapport écrit ou oral des dirigeants de l’Association;

6.3.15 prendre connaissance des comptes rendus des conseils de section et évaluer leur portée pour l’Association;

6.3.16 décider des actions à entreprendre pour réaliser les objectifs fixés par le conseil d’orientation et l’Assemblée générale;

6.3.17 créer ses propres comités, désigner le nombre de membres, les nommer, spécifier leur mandat, approuver leur plan de travail, allouer un budget de fonctionnement, recevoir leur rapport et en informer les membres de l’Association, dissoudre ces comités;

6.3.18 déterminer le régime de remboursement de dépenses des personnes qui occupent les fonctions de dirigeants, de délégués, de membres d’un conseil de section ou d’un comité;

6.3.19 acquérir, administrer, vendre, louer, prêter des biens meubles ou immeubles et emprunter sur le crédit de l’Association;

6.3.20 décider de l’embauche de personnel de service et négocier les contrats selon le travail exigé et le temps de service;

6.3.21 recevoir et approuver les rapports de dépenses de ses membres;

6.3.22 recevoir les factures et le relevé bancaire de chacune des sections, chaque 3 mois et assurer la comptabilité des sections et de l’Association;

6.3.23 déterminer le montant alloué à chacune des sections pour organiser leurs activités annuelles et leur remettre chaque mois de septembre

6.3.24 veiller au placement des fonds;

6.3.25 désigner par résolution les personnes autorisées à signer les effets bancaires et de commerce au nom de l’Association;

6.3.26 recourir à des services professionnels spécialisés, s’il y a lieu, et désigner la maison de consultants;

6.3.27 maintenir les liens avec la Fédération internationale des professeurs de français (FIPF);

6.3.28 décider de l’affiliation de l’Association ou de sa désaffiliation à un autre organisme officiel;

6.3.29 décider de la collaboration de l’Association avec tout organisme dont les activités sont compatibles avec ses buts;

6.3.30 nommer les délégués de l’Association auprès d’autres associations ou organismes, spécifier leur mandat, évaluer leur travail (rapport) et en informer l’Assemblée générale;

6.3.31 suspendre ou exclure un membre de l’Association;

6.3.32 établir des politiques nouvelles conformes aux buts de l’Association;

6.3.33 soumettre un rapport annuel à l’Assemblée générale. Ce rapport constitue un bilan dressé à une date ne précédant pas de plus de quatre mois cette assemblée générale annuelle.

6.4 La convocation

6.4.1 Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent que jugé nécessaire sur demande du président ou de quatre (4) de ses membres.

6.4.2 L’avis de convocation est envoyé par la poste ou par courriel à tous les membres du Conseil au moins quinze (15) jours avant la séance; exceptionnellement, une autre procédure peut être utilisée, mais elle doit être ratifiée par le Conseil ainsi réuni.

6.4.3 Une séance exceptionnelle peut être tenue sans rassemblement physique, en utilisant diverses techniques médiatiques comme la conférence téléphonique traditionnelle, la conférence par clavardage fermé ou par messagerie instantanée sur Internet ou par toute autre technique.

6.4.4 L’avis mentionne le lieu, la date, l’heure d’ouverture de la séance et contient un projet d’ordre du jour.

6.5 La fréquence des séances

Le Conseil d’administration se réunit au moins quatre (4) fois par année y inclus les deux séances suivantes :

6.5.1 Avant l’ouverture du Congrès où il doit recevoir le rapport financier annuel.

6.5.2 Immédiatement à la fin du Congrès, afin d’exécuter les transferts de pouvoirs et de dossiers.

6.6 Le quorum

La présence de cinq (5) membres du Conseil d’administration, dont au moins un président de section, constitue le quorum.

6.7 Les élections

6.7.1 Les membres du Comité exécutif sont élus par l’Assemblée générale pour un mandat de deux (2) ans renouvelable;

6.7.2 Les présidents de section sont élus par l’Assemblée générale pour un mandat d’un an renouvelable;

6.7.3 Le président et les vice-présidents du Conseil d’administration ne peuvent renouveler leur mandat plus de deux fois.

6.7.4 Chaque année paire, lors de sa séance régulière annuelle, l’Assemblée générale procède à l’élection des trois (3) dirigeants suivants :

le président,
le vice-président à la pédagogie,
le trésorier.

6.7.5 Chaque année impaire, lors de sa séance régulière annuelle, l’Assemblée générale procède à l’élection des trois (3) dirigeants suivants :

le vice-président à l’administration,
le vice-président aux communications,
le secrétaire.

6.7.6 Chaque année, lors de sa séance régulière annuelle, l’Assemblée générale procède à l’élection des présidents de chacune des sections;

6.7.7 Les membres du Conseil d’administration désignés par l’Assemblée générale entrent en fonction au moment de leur désignation;

6.7.8 Le président d’élection Le président d’élection est nommé par le Conseil d’administration au plus tard 15 jours avant la tenue de l’Assemblée générale annuelle. Il peut désigner un représentant de chacune des sections à l’exclusion des membres du Conseil d’administration pour l’aider à tenir des élections lorsqu’il y a plus d’une candidature sur un poste mis en élection. Le président d’élection reçoit, par l’intermédiaire du secrétariat, les candidatures aux postes mis en élection et les présente à l’Assemblée générale. Il est responsable des élections lors de l’Assemblée générale. Le mandat du président d’élection prend fin avec la fin des élections.

6.7.9 La période de mise en candidature Cette période débute six semaines avant la tenue de l’Assemblée générale et se termine lors de l’Assemblée générale quand, au point « Élection » prévu à l’ordre du jour, le président d’élection nomme les candidats en lice pour chacun des postes, fait un dernier appel de candidature, puis annonce la clôture de la période des mises en cadidature. Cependant, lors du processus d’élection, un candidat défait à un poste peut se présenter sur-le-champ à tout autre poste à être soumis au vote.

6.7.10 Les mises en candidature Tout membre en règle peut se présenter à un poste électif. Sa candidature, appuyée par au moins un autre membre en règle, doit être communiquée au secrétariat durant la période de mise en candidature. Elle peut aussi être faite de vive voix à l’Assemblée générale, avant le dernier appel de candidature du président d’élection, et, à la condition d’être appuyée par un autre membre. Tout membre en règle peut proposer un candidat à un poste à la condition que cette proposition soit appuyée par un autre membre. Le membre ainsi proposé peut accepter ou refuser sa mise en candidature.

6.7.11 Le processus d’élection Après la fermeture de la période des mises en candidature, le président d’élection amorce le processus d’élection pour chacun des postes, l’un après l’autre. Il demande au candidat qui ne s’est pas présenté lui-même s’il consent à être mis en candidature. Il invite les candidats aux postes convoités à se présenter à l’Assemblée. Par la suite, s’il y a plus d’une candidature pour un poste donné, il appelle le vote. S’il n’y a qu’une seule candidature, le candidat est élu par acclamation.

6.7.12 Le vote Quand il y a plus d’un candidat à un poste, le vote s’exprime par scrutin secret. Pour être élu, il faut une majorité absolue. S’il y a plus de deux candidats et qu’il n’y a pas de majorité absolue, le candidat ayant obtenu le moins de voix disparait de la liste et le vote est repris. S’il n’y a que deux candidats, et qu’il y a égalité des voix, le président d’élection déclare élu celui que favorise le tirage au sort.

6.7.13 Advenant le cas où un poste reste vacant, le Conseil d’administration devra combler cette vacance, au plus tard, lors de sa deuxième réunion suivant l’Assemblée générale.

6.8 L’entrée en fonction

Les nouveaux dirigeants entrent en fonction dès la première séance du Conseil d’administration après leur élection. (Voir article 6.5.2)

Chapitre 7 LES RESPONSABILITÉS DES ADMINISTRATEURS

7.1 Le président

7.1.1 Le président représente officiellement l’Association et il en est le seul porte-parole officiel.

7.1.2 Il préside l’Assemblée générale annuelle ou il nomme un président pour présider l’Assemblée générale.

7.1.3 Il préside les séances et dirige les délibérations du Conseil d’administration et du Comité exécutif.

7.1.4 Il détermine en collaboration avec le directeur général et les vices-présidents l’ordre du jour des réunions du Conseil d’administration.

7.1.5 Il peut d’autorité se faire remplacer par un vice-président et, le cas échéant, par toute autre personne.

7.1.6 Lors des assemblées générales des membres, à l’occasion du vote d’une résolution, lorsqu’il y a égalité des voix, il a un droit de vote prépondérant.

7.1.7 Il contresigne les procès-verbaux avec le secrétaire.

7.1.8 Il contresigne les effets bancaires et le rapport financier annuel avec le trésorier.

7.1.9 Il fait partie de droit de tous les comités à l’exception du comité d’élection.

7.1.10 Il voit à la convocation de toute réunion des instances de l’Association.

7.1.11 Il présente à l’Assemblée générale un rapport annuel des activités de l’Association.

7.1.12 Il exerce toutes les fonctions qui tiennent à sa charge et toutes celles qui lui sont assignées par les instances de l’Association.

7.2 Le vice-président à l’administration

7.2.1 Il assiste le président dans ses fonctions et au besoin le représente à la demande de ce dernier.

7.2.2 En cas d’absence, de refus ou d’incapacité d’agir du président, il remplace ce dernier, en assume les fonctions et en exerce les pouvoirs. Cependant, en aucun cas il ne devra prendre seul une telle décision; il devra en avoir reçu mandat du Conseil d’administration.

7.2.3 Il partage avec le président et le directeur général la responsabilité de certains champs d’activités de l’Association de la manière décidée par le Conseil d’administration.

7.2.4 Il est responsable de la formation et de l’animation de tous les comités administratifs.

7.2.5 Il a la responsabilité, de concert avec le vice-président à la pédagogie, le vice-président aux communications et les présidents de section, de structurer, de planifier, de concerter des activités de recrutement.

7.2.6 Il développe des projets de partenariat et d’échanges avec divers organismes et associations.

7.2.7 Il sollicite des partenaires financiers, des commanditaires et des collaborateurs.

7.2.8 Il assiste le comité organisateur du congrès pour l’organisation du salon des exposants.

7.2.9 Il est garant du respect des présents règlements. Pour ce faire, il s’assure que toute personne oeuvrant au sein de l’Association a en sa possession les Règlements généraux et a pris connaissance des articles la concernant plus particulièrement. Le cas échéant, le rappel à l’ordre est de sa responsabilité.

7.2.10 Avec le trésorier, il établit un budget pour le fonctionnement de chacun des comités administratifs et autorise les dépenses. Il prend les mesures nécessaires afin de renseigner le trésorier sur toutes questions relatives aux remboursements de frais occasionnés par les activités des divers comités administratifs.

7.2.11 Le sous-comité de la logistique du comité organisateur du Congrès lui est imputable.

7.2.12 Il remplit toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Conseil d’administration.

7.2.13 Il fait rapport de ses activités au Conseil d’administration.

7.3 Le vice-président à la pédagogie

7.3.1 Il assiste le président dans ses fonctions et au besoin le représente à la demande de ce dernier.

7.3.2 En cas d’absence, de refus ou d’incapacité d’agir du président et du vice-président à l’administration, il remplace ces derniers, en assume les fonctions et en exerce les pouvoirs. Cependant en aucun cas il ne devra prendre seul une telle décision ; il devra en avoir reçu mandat du Conseil d’administration.

7.3.3 Il est responsable de la formation et de l’animation de tous les comités pédagogiques.

7.3.4 Il est responsable de l’organisation du Conseil d’orientation et de la supervision des comités pédagogiques en découlant.

7.3.5 Il supervise tous les comités pédagogiques et peut assister à certaines réunions.

7.3.6 Le sous-comité de la thématique du comité organisateur du Congrès lui est imputable.

7.3.7 Il a la responsabilité politique, de concert avec le directeur général et les présidents de section, de structurer, de planifier, de concerter des activités pédagogiques en région en partenariat, s’il y a lieu, avec le ministère de l’Éducation, avec les commissions scolaires, avec les universités ou avec tout autre organisme oeuvrant dans le domaine de l’enseignement-apprentissage du français.

7.3.8 Avec le trésorier, il établit un budget pour le fonctionnement de chacun des comités pédagogiques et autorise les dépenses. Il prend les mesures afin de renseigner le trésorier sur toutes questions relatives aux remboursements de frais occasionnés par les activités des divers comités.

7.3.9 Il accomplit tout autre mandat qui lui est confié par le Conseil d’administration.

7.3.10 Il fait rapport de ses activités au Conseil d’administration.

7.4 Le vice-président aux communications

7.4.1 Il fait la promotion de la mission de l’AQPF et de ses activités.

7.4.2 Il dirige les demandes des médias vers les personnes concernées.

7.4.3 Il rédige les communications aux membres liées à ses mandats.

7.4.4 Il planifie la campagne de recrutement annuel.

7.4.5 Il développe des projets de partenariat et d’échanges avec divers organismes et associations.

7.4.6 Il collabore à des projets contenant un élément de communication (organisation des congrès, organisation des activités pédagogiques).

7.4.7 Il assure la formation d’un comité de rédaction pour les Cahiers de l’AQPF.

7.4.8 Il assure la parution de l’organe de communication de l’AQPF: les Cahiers de l’AQPF.

7.4.9 Il assure la gestion de l’information déposée sur le site Web.

7.4.10 En collaboration avec la présidence, il gère l’information circulant sur la page Facebook et le compte Twitter de l’Association.

7.4.11 Il coordonne les prises de parole pendant le congrès.

7.4.12 Avec le trésorier, il établit un budget pour le fonctionnement de chacun des comités qu’il dirige et autoriser les dépenses.

7.4.13 Il remplit toute autre tâche qui pourrait lui être confiée par le Conseil d’administration.

7.4.14 Il fait rapport de ses activités au Conseil d’administration.

7.5 Le secrétaire

7.5.1 Il agit comme secrétaire aux séances de l’Assemblée générale, du Conseil d’administration et du Comité exécutif.

7.5.2 Il rédige et signe les procès-verbaux des séances de l’Assemblée générale et voit à ce qu’ils parviennent aux membres.

7.5.3 Il rédige et signe les procès-verbaux des séances du Conseil d’administration, puis les fait parvenir aux administrateurs.

7.5.4 Il rédige les comptes rendus des séances du Comité exécutif.

7.5.5 Il voit à ce que les avis de convocation ainsi que tout autre avis parviennent aux administrateurs et aux autres membres de l’Association.

7.5.6 Il exécute les mandats qui lui sont confiés par le président ou par le Conseil d’administration.

7.5.7 Sauf en ce qui se rapporte aux finances, il a la responsabilité de la garde des archives, des documents, des registres et du sceau de l’Association. Le local du secrétariat sert de lieu de dépôt.

7.6 Le trésorier

7.6.1 Il est responsable de l’emploi des fonds et des biens et valeurs de l’Association.

7.6.2 Il est responsable de la tenue des livres et des documents relatifs aux opérations financières de l’Association.

7.6.3 Il signe les chèques et autres effets de commerce conjointement avec le président ou avec toute autre personne autorisée à cette fin.

7.6.4 Il signe le rapport financier annuel de concert avec le président et le présente à l’Assemblée générale.

7.6.5 Il voit, en collaboration avec l’adjoint administratif ou toute autre personne déléguée par le Conseil d’administration, à la perception des sommes dues à l’Association à quelque titre que ce soit.

7.6.6 Il voit au dépôt intégral de toutes les recettes de l’Association à une caisse populaire ou une banque à charte.

7.6.7 Il participe, en collaboration avec le vice-président à l’administration ou avec le président, à la préparation des demandes de subvention.

7.6.8 Il voit à tenir à jour la liste des membres en règle.

7.6.9 Il veille au respect des engagements pris envers les membres par l’Assemblée générale en ce qui concerne les droits de cotisation.

7.6.10 Il tient à jour la comptabilité de l’Association.

7.6.11 Il est responsable des transactions avec le ministère des Finances : la déclaration annuelle, la récupération des taxes, etc.

7.6.12 Au Conseil d’administration, il prépare et présente les résolutions d’ordre administratif concernant les politiques de remboursement de frais au moins une fois l’an.

7.6.13 Il fait rapport de ses activités et soumet les états requis au Conseil d’administration.

7.6.14 Ayant la garde des biens de l’Association, il a autorité de supervision sur les opérations financières d’un congrès organisé par l’Association s’il n’est pas lui-même trésorier du groupe organisateur.

7.6.15 Il convoque et préside le comité des finances.

7.6.16 Au début de chaque année financière, en collaboration avec l’adjoint administratif ou toute autre personne déléguée par le Conseil d’administration, il voit à la préparation du projet de budget annuel.

7.6.17 À la fin de l’année financière, il voit à la préparation du rapport financier annuel.

7.6.18 Il prend toutes les mesures afin que les états financiers de l’Association soient vérifiés annuellement à la fin de l’exercice financier par une maison de vérification comptable légalement qualifiée, recommandée par le Conseil d’administration.

7.6.19 Il a la responsabilité de la garde de tous les documents comptables de l’Association. Le local du secrétariat sert de lieu de dépôt. Il en assure la conservation au moins cinq (5) ans et il ne peut se départir de ces documents sans en avoir préalablement avisé l’inspecteur général des institutions financières (ministère des Finances).

7.6.20 Il gère conjointement avec le trésorier du comité organisateur du Congrès le compte du Congrès, il en est un des signataires.

7.6.21 Il accomplit tout autre mandat qui lui est confié par le Conseil d’administration.

7.6.22 Il ne peut quitter son poste avant d’avoir fait vérifier les livres par une maison de vérification comptable légalement qualifiée, recommandée par le Conseil d’administration.

7.7 Le président de chacune des trois sections.

Le président de chacune des sections peut à l’occasion déléguer un membre de sa section comme porte-parole de la section. Le membre de la section qui remplace le président lors d’un Conseil d’administration ne sera pas compté dans le quorum, mais il pourra participer aux discussions sans droit de vote

7.7.1 Il représente les membres et le conseil de sa section au Conseil d’administration de l’Association.

7.7.2 Il informe le Conseil d’administration des problèmes et des réalisations de sa section.

7.7.3 Il voit à ce que les comptes rendus du conseil de sa section parviennent au Conseil d’administration.

7.7.4 Il veille aux intérêts de ses membre dans les prises de décisions du Conseil d’administration.

7.7.5 Il informe son conseil de section des politiques décidées au Conseil d’administration.

Chapitre 8 LE COMITÉ EXÉCUTIF

8.1 La composition

Le Comité exécutif est constitué de six (6) dirigeants :

le président du Conseil d’administration,
le vice-président à l’administration,
le vice-président aux communications
le vice-président à la pédagogie,
le secrétaire,
le trésorier.

8.2 Le mandat

8.2.1 Le Comité exécutif est un conseil de dirigeants qui voit à gérer l’Association selon les mandats qui lui sont conférés par le Conseil d’administration.

8.3 Le quorum

La participation de cinq (5) dirigeants constitue le quorum.

8.4 La convocation

La convocation d’un comité exécutif relève du président ou du secrétaire.

8.5 La fréquence des séances

Le Comité exécutif se réunit au moins quatre (4) fois l’an.

8.6 La compétence

8.6.1 Le Comité exécutif exerce tous les pouvoirs qui lui sont délégués par le Conseil d’administration pour gérer les affaires de l’Association, excepté les pouvoirs qui, en vertu de la loi, sont réservés au Conseil d’administration.

8.6.2 Après la tenue de chaque comité exécutif, le compte rendu est envoyé à tous les administrateurs par le secrétaire.

Chapitre 9 LES SECTIONS

9.1 La formation

Le Conseil d’administration peut former une section lorsque plus de cent-cinquante (150) membres d’une même région géographique déposent une requête en ce sens.

9.2 La composition du conseil de section

9.2.1 Le Conseil de section comprend de six à dix membres. Les six premiers postes énumérés sur la liste doivent être obligatoirement comblés. Un membre peut cumuler plus d’une fonction.

président de section
vice-président de section,
trésorier,
secrétaire
responsable des Cahiers de l’AQPF
responsable du site de l’AQPF
représentant du primaire
représentant du secondaire
représentant du collégial
représentant de l’universitaire

9.2.2 Le président de chaque section est élu par l’Assemblée générale pour un mandat d’un an.

9.2.3 Le président de chaque section nomme les membres de son conseil après sollicitation et consultation auprès des membres de la section. Les nominations se font sur trois ans.

La première année, le président nomme les personnes qui occuperont les postes de vice-président, de secrétaire, de responsable du site de l’AQPF, de représentant du secondaire et responsable de l’universitaire.
La deuxième année, le président nomme les personnes qui occuperont les postes de trésorier, de responsable des cahiers de l’AQPF, de représentant du primaire et de représentant du collégial.
La troisième année qui correspond à l’année de la tenue du congrès dans la section aucune nomination n’est faite pour permettre aux membres du conseil de section qui voudraient faire partie du comité organisateur de participer à l’organisation du congrès.

9.3 Les obligations

9.3.1 Toute section est obligatoirement liée par les chapitres 3 et 4 des présents statuts ainsi que par les orientations générales, les objectifs majeurs et les grandes lignes d’action de l’Association.

9.3.2 Toute section est tenue de faire rapport au CA de ses activités de section (réunions du comité, activités organisées, participation à des activités) à chaque réunion du CA.

9.3.3 Lors de ses échanges avec les médias ou avec les instances gouvernementales, tout conseil de section s’identifie comme suit : soit « La section de Montréal-et-Ouest-du-Québec de l’AQPF », soit « La section de Québec-et-Est-du-Québec de l’AQPF », soit « La section du Centre du Québec de l’AQPF ».

9.3.4 L’Association reconnait la compétence de la section.

9.3.5 L’Association reconnait au président de section la fonction d’administrateur selon les articles 6.1.2, 6.7.2 et le bloc 7.6. En cas d’absence, à une séance du Conseil d’administration, le président peut déléguer un membre de sa section comme porte-parole de sa section qui pourra participer aux discussions, mais sans droit de vote.

9.4 La compétence

9.4.1 Avec l’appui de l’Association et dans le respect des présents règlements, toute section est autonome dans son fonctionnement et dans ses activités.

9.4.2 Le Conseil d’administration alloue à chacune des sections, les fonds nécessaires à son fonctionnement et à la tenue des activités offertes à ses membres. Cet argent est déposé dans le compte de la section au début septembre.

9.4.3 Chaque section gère les fonds alloués par le Conseil d’administration, elle remet son rapport financier au trésorier du Conseil d’administration au plus tard le 15 septembre de chaque année. Elle remet l’ensemble des pièces justificatives reliées à son budget au secrétariat de l’AQPF chaque trois mois, au plus tard, idéalement chaque mois. Le secrétariat de l’AQPF s’occupe de la tenue des livres de chacune des sections.

9.4.4 Chaque section est tenue d’offrir à ses membres au moins deux activités pédagogiques par année.

9.4.5 L’année qui suit la tenue du congrès dans sa section, le conseil de section désigne le coordonnateur pour le prochain congrès et achemine sa recommandation au Conseil d’administration qui entérine le choix.

9.5 La prépondérance de l’Association

9.5.1 Le Conseil d’administration peut amener une ou des sections à négocier un changement quant aux frontières délimitant les territoires de chacune d’elles.

9.5.2 Une section peut se voir soustraire une partie de son territoire a) à la demande des deux tiers (2/3) des membres de ce sous-territoire, b) ou lorsqu’après deux (2) ans, rien n’a été fait pour rejoindre et impliquer lesdits membres.

9.5.3 Les membres hors section au Québec ou hors Québec relèvent du Conseil d’administration

9.5.4 Le Conseil d’administration peut placer sous tutelle une section lorsque celle-ci ne peut remplir adéquatement ses obligations, voire la dissoudre conformément à l’article 9.5.

9.6 La dissolution d’une section

9.6.1 Le Conseil d’administration peut dissoudre une section

si celle-ci est inactive depuis un (1) an, c’est-à-dire sans rencontre du Comité de section et sans activités;

si ses actions contreviennent à la mission ou aux objectifs de l’Association, comme la non-réalisation d’au moins deux activités annuelles ouvertes aux membres en plus du congrès, l’absence non motivée du président ou d’un représentant aux séances du Conseil d’administration, l’absence de communication avec le Conseil d’administration;

si le nombre de membres est inférieur à cent-vingt (120)

9.6.2 Dès ce jour, les biens de ladite section sont gelés ou remis en fidéicommis au trésorier de l’Association jusqu’à l’Assemblée générale. Après la dissolution de la section, ils appartiennent à l’Association.

Chapitre 10 LES COMITÉS

Les besoins des membres de l’AQPF étant très variés selon divers facteurs tels les champs d’intervention pédagogique, les lieux géographiques, les mouvements sociologiques ou culturels, il est important que l’Association se dote de moyens pour y répondre tout en intéressant ces derniers à la recherche de solutions. D’où la nécessité pour l’Association de s’alimenter des rapports de divers comités formés de membres provenant de chacune des trois sections de l’Association.

10.1 Le fonctionnement

10.1.1 Chaque vice-président supervise les comités relevant de son mandat.

10.1.2 Les membres de chaque comité se nomment un responsable qui informe le vice-président de la tenue et de l’objet de toute séance de son comité.

10.1.3 Tout comité fait rapport de ses activités à l’instance qui l’a constitué.

10.1.4 Aucun comité ne peut effectuer des dépenses autres que celles prévues pour son fonctionnement ou contracter des dettes sans autorisation du vice-président.

10.2 Le conseil d’orientation

10.2.1 Le conseil d’orientation est une instance consultative formée des membres du Conseil d’administration et des membres des conseils de sections, du coordonnateur des cahiers de l’AQPF et d’autres invités au besoin. Celui-ci se rencontre chaque printemps afin de décider l’ensemble des orientations et des actions concernant l’Association.
10.2.2 La vice-présidente à la pédagogique est responsable de l’organisation du conseil d’orientation.
10.2.3 Le conseil d’orientation peut recommander au Conseil d’administration de former les comités nécessaires à l’atteinte des orientations prises

10.3 Les comités ad hoc

Pour étudier un problème précis, parfois urgent, ce type de comité peut être formé rapidement par le Comité exécutif ou le Conseil d’administration qui en détermine le mandat, la durée et nomme les membres. Les frais d’un tel comité relèvent de l’administration générale.

10.4 Les comités d’ordre administratif

Ce type de comités lié à l’administration est formé par décision du Conseil d’administration sur recommandation de l’Assemblée générale ou du Conseil d’orientation qui en détermine le mandat, la durée et nomme les membres.

10.4.1 Comité des finances Exceptionnellement, ce comité d’ordre administratif est formé des trésoriers de chacune des sections, présidé par le trésorier de l’Association et placé sous la responsabilité de ce dirigeant. Son mandat inclut la vérification des livres comptables du Congrès annuel.

10.4.2 Comité des structures Un tel comité, créé au besoin, a pour fonction d’étudier le fonctionnement de l’Association, de suggérer, d’adapter ou de rédiger les règles du Code de régie interne ou encore de suggérer et de rédiger d’éventuels changements aux Règlements généraux de l’Association. De plus, il voit à harmoniser les règles de fonctionnement d’une section à l’autre.

10.5 Les comités d’ordre pédagogique

Ce type de comités lié à la pédagogie est formé par décision du Conseil d’administration sur recommandation de l’Assemblée générale ou du Conseil d’orientation qui en détermine le mandat, la durée et nomme les membres.

Chapitre 11 LES AFFAIRES FINANCIÈRES

11.1 Le financement de l’Association

11.1.1 Responsable de l’administration de l’Association, le Conseil d’administration établit le budget annuel de l’Association (Voir les articles 6.3.18 à 6.3.26).

11.1.2 Le financement de l’Association est assuré par

a) les cotisations de ses membres;

b) les subventions gouvernementales;

c) les subventions ou dons de tout organisme;

d) la location ou la vente de certains biens ou services;

e) les subventions, dons ou legs de toute personne.

11.2 Les effets de commerce

11.2.1 Les fonds de l’Association sont déposés dans une caisse populaire ou une banque à charte.

11.2.2 Les seuls placements financiers autorisés sont l’achat de certificats de dépôts, à court ou moyen terme, garantis par une caisse populaire ou une banque à charte.

11.2.3 Aucun prêt ne peut être consenti à un individu.

11.2.4 Les signataires des effets bancaires sont le président, le vice-président à l’administration, le trésorier, plus un substitut nommé pour un an lors du premier Conseil d’administration après le Congrès de l’AQPF.

11.2.5 Tout retrait est fait par chèque ou par transfert du compte Congrès au compte AQPF et du compte AQPF au compte Congrès.

11.2.6 Tous les chèques, lettres de change et autres effets négociables émis pour le compte de l’Association sont signés et contresignés par les personnes signataires susdésignées.

11.2.7 Tout contrat liant l’Association à une autre partie nécessite une résolution du Conseil d’administration avant d’être signé par les personnes signataires susdésignées.

11.2.8 Une petite caisse de fonctionnement peut être à la disposition d’un employé de bureau, responsable du secrétariat de l’AQPF. Cette petite caisse ne sera renflouée que sur présentation d’un rapport de dépenses avec pièces justificatives.

11.2.9 Toutes les dépenses autres que celles prévues pour le maintien des activités courantes de l’Association, autres que celles prévues pour l’accomplissement d’un mandat, ou autres que celles prévues pour la réalisation de l’objet d’une résolution du Conseil d’administration, doivent être approuvées par le Comité exécutif et ce dernier fera entériner une telle décision par le Conseil d’administration.

11.2.10 Tous les chèques reçus au nom de l’Association sont déposés le plus rapidement possible à l’un des comptes de l’Association nommés « compte Congrès » et « compte AQPF ».

11.3 L’année financière

L’année financière s’étend du 1er aout au 31 juillet.

11.1 Le rapport financier Un bilan et un état des résultats financiers de l’Association sont préparés par le trésorier aussitôt que possible après la fin de l’exercice financier conformément aux dispositions prévues aux articles 5.3.5, 7.5.15 et 7.5.16.

Chapitre 12 LES PROCÉDURES

12.1 La procédure de délibération

12.1.1 Le président d’assemblée, sous réserve d’un appel à l’assemblée, détermine la procédure nécessaire à la conduite des délibérations.

12.2 La procédure de référendum

12.2.1 L’Assemblée générale ou le Conseil d’administration décide de la tenue d’un référendum.

12.2.2 Le Conseil d’administration qui décide de la tenue d’un référendum peut, soit décider de la formulation de la (des) questions(s) à poser, soit confier le mandat au Comité exécutif.

12.2.3 Le référendum se fait par courrier postal ou par courriel à tous les membres de l’AQPF.

12.2.4 Le Conseil d’administration qui décide de la tenue d’un référendum décide aussi de la valeur des résultats.

12.2.5 Le résultat d’un référendum peut avoir la force décisionnelle d’une résolution prise en Assemblée générale lorsque les cinq (5) conditions suivantes sont respectées :

a) Un avis précédant la (les) question(s) spécifie clairement aux membres la nature du référendum.

b) Un délai d’un minimum de quinze jours est prévu entre la date de l’envoi de la (des) question(s) et la date fixée pour le retour de la (des) réponse(s).

c) Un comité scrutateur formé par une personne représentant chacune des sections à l’exclusion des membres du Conseil d’administration est mis en place par le vice-président à l’administration pour vérifier le processus d’envoi de la question et pour dépouiller les résultats.

d) L’avis et les directives concernant le référendum signés par chacun des membres du comité scrutateur sont envoyés à tous les membres en règle en même temps que la (les) question(s).

e) Au moins 20 % des membres en règle se sont prévalus de leur droit de vote.

12.2.6 Le résultat d’un référendum peut avoir la valeur d’un simple sondage d’opinion lorsqu’une des instances décisionnelles de l’Association envoie une question ou un questionnaire à chacun des membres sans autre formalité qu’une date de retour. Toute orientation qui peut se dégager d’un tel sondage doit être sanctionnée par le Conseil d’administration et présenter à l’Assemblée générale pour revêtir valeur de décision.

Chapitre 13 LES RÈGLEMENTS ET LES MODIFICATIONS AUX RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

13.1 Les règlements

13.1.1 Conformément à la définition donnée à l’article 2.1.17, les règlements sont colligés dans un Code de régie interne et mis à jour tous les trois ans par le Conseil d’administration (article 6.3.8).

13.1.2 Le code de régie interne est à la fois un guide pratique et d’éthique pour les personnes engagées à différents niveaux dans les diverses activités de l’Association.

13.2 Les modifications aux règlements généraux

Le Conseil d’administration peut, dans les limites permises par la Loi sur les compagnies, amender le présent règlement, l’abroger ou en adopter un nouveau et ces amendements, cette abrogation ou ce nouveau règlement sont en vigueur dès leur adoption et ils le demeurent jusqu’à la prochaine assemblée annuelle des membres de la personne morale, où ils doivent alors être ratifiés pour continuer d’être en vigueur et s’ils ne sont pas ratifiés à cette assemblée, ils cessent, mais de ce jour seulement, d’être en vigueur.

Chapitre 14 LA DISSOLUTION

14.1 Le nombre de membres requis

L’Association ne peut être dissoute tant que le tiers (1/3) des membres s’y opposent.

14.2 La procédure

En Assemblée générale spéciale convoquée à cette fin, la dissolution doit être approuvée par un vote des deux tiers (2/3) des membres en règle présents.

14.3 Corollaire

14.3.1 Le secrétaire de l’Association prend les meilleurs moyens à sa disposition afin que tous les membres en règle soient informés des résultats du vote proposant la dissolution et ce, dans les plus brefs délais.

14.3.2 En cas de dissolution, tous les biens restants de l’Association, après paiement des dettes, seront distribués à un ou des organismes reconnu(s) et poursuivant des buts similaires. Le dernier acte du dernier Conseil d’administration est d’exécuter cette clause.

Chapitre 15 L’ENTRÉE EN VIGUEUR DES PRÉSENTS RÈGLEMENTS GÉNÉRAUX

Les présents règlements généraux annulent tous les autres règlements généraux en vigueur antérieurement.

Ils entrent en vigueur dès leur adoption par l’Assemblée générale réunie le vendredi 15 novembre 2019 à Laval.